Sezonsal Ürünlerde Stok Planlaması: Ne Kadar, Ne Zaman?

Sezonsal üründe iki yönlü bir risk vardır ve ikisi de pahalıdır. Az stok alırsanız talebin en yoğun gününde stoksuz kalır, hem satışı hem sıralamanızı kaybedersiniz. Çok alırsanız sezon bittiğinde deponuzda para bağlanmış ürünle kalırsınız ve o parayı geri almak için kârınızı yakmak zorunda kalırsınız.

Bu yazıda tahmin aralığından somut stok adedine nasıl geçileceğini, tedarik süresinin sipariş takvimini nasıl belirlediğini, yeniden sipariş noktasının nasıl hesaplandığını ve sezon sonu eritme planının neden sipariş anında yapılması gerektiğini rakamlarla anlatıyoruz. Sezon zamanlamasının genel çerçevesi için mevsimsel ürünlerde zamanlama yazısı iyi bir başlangıç noktası.

Tahmin bir aralıktır, sipariş bir sayı

Satış tahmini araçları size ayda 80 ile 140 arası gibi bir bant verir. Ama tedarikçiye sipariş verirken tek bir sayı yazmanız gerekir. Bu geçişi nasıl yapacağınız, planınızın en kritik kararıdır.

Kural basit: tedarik süreniz kısaysa alt banda yakın başlayın, tedarik süreniz uzunsa ve tekrar sipariş verme şansınız yoksa orta banda yaklaşın.

Sekiz haftalık bir sezon için örnek yapalım. Aylık tahmin 80 ile 140 arasında, yani sezon toplamı kabaca 160 ile 280 adet arasında:

• Tedarikçi 7 günde teslim ediyorsa: İlk parti 160 adet. Üçüncü haftada gerçek satış hızınıza bakıp ikinci partiyi verirsiniz. Riski en aza indirmiş olursunuz.
• Tedarikçi 45 günde teslim ediyorsa: Sezon içinde ikinci parti mümkün değil. Bu durumda 200 ile 220 adet arası mantıklıdır. Alt banda çakılmak satış kaçırmak, üst banda gitmek elde kalmak riski taşır.

TPro360'ın satış tahmini verdiği aralığın bir karar desteği olduğunu, kesin bir vaat olmadığını unutmayın. Sezonsal üründe tahminin hata payı normal dönemden daha geniştir, çünkü geçmiş veri az ve talep eğrisi diktir. Bu yüzden tahmini tek başına kullanmayın, aşağıdaki gözlemle birleştirin.

Talebi doğrulamanın ikinci yolu: rakip stok hareketi

Tahmin bir modelden gelir, model yanılabilir. Onu doğrulamanın en pratik yolu, aynı üründeki bütün satıcıların stok hareketini izlemektir.

Altı satıcılı bir üründe sadece kutuyu kazanan satıcıya bakmak yanıltıcıdır. Kutu sahibinin stoğu yavaş erirken diğer beş satıcının toplam hareketi çok daha yüksek olabilir. Rakip stok takibi bütün satıcıların stok düşüşünü izleyerek pazarın gerçek hızını gösterir.

Sipariş vermeden önce iki hafta boyunca bu hareketi izlemek, tahmin aralığının hangi ucuna daha yakın olduğunuzu anlamanızı sağlar. Gözlemlenen toplam hareket tahminin üst bandına yakınsa daha rahat sipariş verirsiniz, alt bandın da altındaysa planı küçültürsünüz.

Tedarik süresi sipariş takvimini belirler

Sezonsal planlamada en sık yapılan hata, sipariş tarihini sezon başlangıcına göre değil, tedarik süresine göre hesaplamamaktır.

Geriye doğru sayarak çalışın. Sezonun 15 Kasım'da başladığını varsayalım:

• Yurt içi tedarik, 10 gün: Sipariş 25 Ekim'de değil, 20 Ekim'de verilir. Beş gün gecikme payı bırakın.
• Yurt dışı tedarik, 45 gün: Sipariş 1 Ekim'de değil, 20 Eylül'de verilir. Gümrük, nakliye gecikmesi ve kalite kontrol için 10 gün pay şart.

Stoğun sezon başlangıcında değil, sezon başlangıcından bir hafta önce depoda olması gerekir. Listelemenin canlanması, görselin oturması ve ilk yorumların gelmesi zaman alır. Talep başladığında ürün zaten satışta olmalı.

İkinci parti planlıyorsanız, ikinci partinin sipariş tarihini de şimdiden takvime yazın. Sezon başladıktan sonra günlük operasyonun içinde bu tarih kolayca kaçar.

Yeniden sipariş noktası: basit bir formül

Sezon içinde ne zaman yeni sipariş vermeliyim sorusunun rakamsal cevabı vardır:

Yeniden sipariş noktası = Günlük satış hızı x (Tedarik süresi + Güvenlik payı)

Örnek: Günde 6 adet satıyorsunuz, tedarikçiniz 10 günde teslim ediyor, 3 gün de güvenlik payı bırakıyorsunuz.

6 x (10 + 3) = 78 adet

Yani stoğunuz 78 adede indiğinde yeni sipariş verirsiniz. Stok azaldı hissiyle değil, bu sayıyla hareket edersiniz.

Sezonun ortasında satış hızı arttığında bu sayı da artar. Günlük hız 6'dan 10'a çıktıysa yeniden sipariş noktanız 130 adede yükselir. Hızı haftalık kontrol edip bu sayıyı güncellemek, sezon ortasında stoksuz kalmanın önündeki en etkili korumadır.

Stok donmuş paradır

Stok planlaması sadece adet meselesi değil, nakit meselesidir. 280 adetlik bir sipariş, adet başı 260 TL alış maliyetiyle 72.800 TL demektir. Bu para siparişi verdiğiniz gün cebinizden çıkar.

Paranın geri dönüşü ise üç aşamalıdır: ürün satılır, ödeme platformda bekler, hakediş hesabınıza geçer. Bu döngü boyunca sermayeniz kilitlidir. Kendi hakediş vadenizi bilmek ve nakit planını ona göre kurmak şart, çünkü vade mağazadan mağazaya değişir.

Pratik bir kontrol sorusu: bu siparişin parası altmış gün boyunca geri dönmezse işletmeniz devam edebilir mi? Cevap hayırsa sipariş adedini küçültün veya iki partiye bölün. Sezonsal üründe zorlanan satıcıların çoğu ürünü satamadığı için değil, parası zamanında dönmediği için zorlanır.

Maliyet tarafını eksiksiz görmek için ürün başına komisyon ve kargoyu da hesaba katın. Komisyon hesaplama aracı kategori bazlı gerçek oranlarla net kalan tutarı gösterir, böylece 280 adetlik siparişin size ne kazandıracağını sipariş öncesinde bilirsiniz.

Sezon içi izleme: haftalık hız kontrolü

Sipariş verdikten sonra plan bitmez. Sezon boyunca beklenen satış eğrisiyle gerçek satışı karşılaştırmak gerekir.

Sekiz haftalık bir sezonda 200 adetlik stok için kabaca beklenen dağılım şöyledir: ilk iki hafta yavaş başlangıç (yaklaşık yüzde 15), üçüncü ve altıncı hafta arası yoğun dönem (yaklaşık yüzde 60), son iki hafta düşüş (yaklaşık yüzde 25).

Buna göre üçüncü haftanın sonunda yaklaşık 60 ile 70 adet satmış olmanız beklenir. Gerçekte 35 adette kaldıysanız erken müdahale zamanıdır:

• Fiyatınızı rakiplerle karşılaştırın, alt sınırınızın üstünde kalmak kaydıyla düzeltin.
• Ürün sayfanızın görsel ve başlık tarafına bakın, tıklanma mı yoksa satın alma mı düşük?
• Kutu durumunuzu kontrol edin, buybox'ı kaybetmiş olabilirsiniz.
• İkinci parti siparişini durdurun veya küçültün.

Sezon sonunu beklemek en pahalı seçenektir. Üçüncü haftada verilen küçük bir karar, sekizinci haftada verilecek büyük bir indirim kararından çok daha ucuzdur.

Eritme planı sipariş anında yapılır

Sezon sonunda elde kalacak stok için planı, sezon bittiğinde değil sipariş verirken yapın. Kendinize şu soruyu sorun: kaç adet elde kalırsa bunu kabul edilebilir sayarım?

Makul bir hedef, siparişin yüzde 10'u civarıdır. 200 adetlik siparişte sezon sonunda 20 adet kalması normaldir, 70 adet kalması plan hatasıdır.

Eritme takvimi kademeli olmalı:

• Sezon bitimine 3 hafta kala: Satış hızı düşmeye başladığında yüzde 10 ile 15 arası indirim.
• Sezon bitimine 1 hafta kala: Yüzde 25 ile 30 arası indirim, paket satış seçeneği.
• Sezon kapandıktan sonra: Maliyetine yakın çıkış veya toplu satış.

Kademeli inmek, tek seferde derin indirim yapmaktan daha az kâr yakar. Ayrıca fiyat algınızı korur, çünkü ürününüzü yarı fiyatına gören alıcı gelecek sezon aynı fiyatı bekler.

Bir yıl bekletme kararını verirken üç maliyeti toplayın: depolama, kilitlenen sermaye ve model eskimesi. Çoğu kategoride bu toplam, sezon sonunda yapılacak yüzde 30 indirimden pahalıya gelir. Moda ve teknoloji tarafında ise bekletmek neredeyse her zaman yanlış karardır.

Sık yapılan dört hata

Geçen yılın satış rakamını aynen tekrarlamak. Pazar değişir, satıcı sayısı artar, talep kayar. Geçen yıl 300 satan ürün bu yıl 180 satabilir. Geçmiş veri bir girdi, tek gerçek değil.

Tedarikçi indirimine göre adet belirlemek. 500 alırsan birim fiyat yüzde 12 düşer teklifi cazip görünür ama satamayacağınız 200 adet, kazandığınız indirimden pahalıya gelir.

Tek ürüne yüklenmek. Sezonsal planı tek üründe yoğunlaştırmak, o üründe yanılırsanız bütün sezonu kaybetmek demektir. Üç ile beş ürüne bölünmüş bir plan çok daha dayanıklıdır.

Sezon sonunu düşünmemek. Sipariş anında çıkış planı yoksa, sezon sonunda karar duyguyla verilir ve duyguyla verilen karar genelde biraz daha bekleyeyim olur.

Kapanış

Sezonsal stok planlaması, tahminden adete, adetten takvime, takvimden nakit planına uzanan bir zincir. Zincirin herhangi bir halkası atlandığında sonuç ya stoksuz kalmak ya da elde kalmak oluyor.

Özet olarak: tahmin aralığının alt bandından başlayın, tedarik süresine göre geriye doğru sayarak sipariş tarihini belirleyin, yeniden sipariş noktanızı rakamla hesaplayın, haftalık hız kontrolü yapın ve eritme planını sipariş anında kurun. Yaklaşan sezonlar için okula dönüş satış rehberi ve Black Friday hazırlık sayfası bu planı takvime oturtmanıza yardımcı olur.